Ti è mai capitato di andare a stampare un documento in copisteria e di scoprire che la stampa non era fedele a quella rappresentata sulla videata del tuo monitor?

Devi sapere che gli editor di testo come Microsoft Word, OpenOffice Writer, ecc. adattano i testi e le immagini alla versione presente sul computer da cui si fa la stampa.

Quindi se il computer della copisteria ha:

• sistema operativo diverso da quello del tuo computer
• versione dell’editor di testo che ha realizzato il file diversa dalla tua

molto probabilmente i documenti che stampi avranno un’impaginazione diversa, del testo a capo quando sull’originale non c’è, differenti spaziature e interlinee… in poche parole potresti quasi non riconoscere più il tuo documento!

Come risolvere questo problema?

Per mantenere le proporzioni, i margini e l’allineamento dei testi in modo che sia fedele come lo vedi sul tuo pc devi salvare il documento in PDF.

Cos’è un PDF?

Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file specifico per la visualizzazione di documenti indipendentemente dall’editor di testo che è stato utilizzato per generarlo.

Vediamo le 2 caratteristiche principali:

1. E’ in grado di mantenere la formattazione originale del documento. Il PDF infatti permette di mostrare l’esatto contenuto e l’esatta impaginatura a prescindere dalla piattaforma, dalla versione del sistema operativo presente sul dispositivo o programma con cui viene visualizzato.
2. Il PDF è stato concepito come un formato di scambio dei documenti, e non come file da editare, per questo motivo un PDF è difficile da modificare una volta creato.

Per questo motivo molti software gestionali di fatturazione utilizzano il PDF come file per poter esportare fatture, proforme e preventivi.

Oserei dire che al giorno d’oggi il PDF è un formato universalmente riconosciuto.

Fino a qualche anno fa era necessario scaricare dei software gratuiti specifici per poter visualizzare i file PDF.

Il più conosciuto tra questi è Adobe Acrobat Reader: se non dovessi visualizzare i file PDF puoi scaricarlo direttamente da qui https://get.adobe.com/it/reader/ (avendo cura di disabilitare tutte le caselline con le Offerte facoltative, per evitare di trovarvi installati sul pc anche altri software non richiesti).

Se compri un computer oggi, trovi il programma per leggere i PDF automaticamente nel tuo PC, sia su Windows (dalla prima versione di Windows 10 in poi) che su Mac.

Come salvare un documento in PDF?

La maggior parte degli editor di testo ha la possibilità di farlo, ad esempio:

• su Microsoft Word 2016 è possibile andare in File – Esporta – Crea documento PDF/XPS
• In OpenOffice Writer:  File – Esporta nel formato PDF

Ho una versione precedente di Word che non mi permette di salvare in PDF, come faccio?

Tranquillo, è possibile salvare in PDF qualsiasi cosa, anche una pagina internet, infatti se il tuo editor di testo non dispone dell’esportazione automatica in formato PDF, è possibile installare una “stampante virtuale PDF”.

Si chiama così perché viene installata nel tuo computer proprio come se fosse una stampante.

Se utilizzi Mac non devi installare alcuna stampate PDF, infatti ti basterà andare sul menù File – Stampa e cliccare sul pulsante PDF.

Se utilizzi Windows ci sono tantissimi software per stampanti PDF gratuiti in giro per il web. Io mi trovo molto bene con PDF24. 

Una volta installato basterà andare su File – Stampa e selezionare la stampante “PDF PDF24”, dargli un nome, scegliere la destinazione e salvare il documento.

Et voilà! Un PDF pronto per essere inviato, trasferito e stampato!

Riepilogando, con il PDF:

• Viene mantenuta l’impaginazione, la formattazione, i tipi di carattere e le immagini
• Il contenuto non può essere modificato facilmente
• Sul Web sono disponibili visualizzatori gratuiti (es. Adobe Acrobat Reader)
• Se l’editor di testo non consente di esportare il PDF è possibile installare una stampante PDF gratuita.

Se sei arrivato fino a qui complimenti! Spero che questo articolo ti sia stato utile.

Se hai domande, dubbi o suggerimenti, lascia un commento e saremo lieti di rispondere!